Politique de confidentialité

1. Objet et périmètre

La présente politique explique comment FINDMYROOM, société par actions simplifiée au capital social de 100 euros, dont le siège social est situé 30 avenue de la Libération, 72000 Le Mans, immatriculée au RCS du Mans sous le numéro 990 394 975 et joignable à service.client@findmyroom.fr, traite les données personnelles.

Elle s'applique au site findmyroom.fr, à l'application FindMyRoom, aux comptes, aux annonces, aux échanges avec FMR, aux services d'accompagnement et aux démarches relatives à un projet locatif. Elle concerne notamment les étudiants, candidats, garants, bailleurs, visiteurs et interlocuteurs des personnes morales.

FINDMYROOM traite les données conformément au règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi Informatique et Libertés modifiée.

2. Responsable du traitement et contact

Le responsable du traitement est FINDMYROOM, SAS, 30 avenue de la Libération, 72000 Le Mans, France, SIRET 990 394 975 00017.

Pour toute question ou demande relative aux données : service.client@findmyroom.fr. Aucun délégué à la protection des données distinct n'est présenté comme désigné dans la présente politique ; si un DPO est désigné, ses coordonnées seront communiquées par une mise à jour de cette politique.

3. Données traitées

Selon la relation et le Service demandé, FMR peut traiter :

• identité, coordonnées, date de naissance et informations nécessaires à la vérification d'identité ;
• situation d'études, établissement, projet d'installation et préférences de logement ;
• informations nécessaires à l'instruction locative : situation professionnelle, ressources, charges, justificatifs et identité du garant ;
• documents transmis, dont pièce d'identité, titre de séjour ou certificat de scolarité lorsqu'ils sont nécessaires à une finalité déterminée ;
• données relatives au Bailleur et au logement : identité, coordonnées, adresse, caractéristiques, disponibilité, prix, charges, équipements, photographies et documents utiles ;
• données de compte, de commande, de facturation et de paiement. FMR ne reçoit pas les données complètes de carte bancaire lorsque le paiement est traité par un prestataire spécialisé ; elle peut recevoir les informations nécessaires au suivi de la transaction ;
• messages, demandes ou échanges adressés à FMR, y compris par les canaux proposés ;
• données techniques et de sécurité : adresse IP, journaux, identifiants de session, appareil, navigateur, événements de connexion et données nécessaires à la prévention des abus ;
• choix relatifs aux cookies, communications commerciales, consentements et demandes d'exercice de droits.

FMR ne demande pas de données de santé, d'opinions politiques, de religion, d'appartenance syndicale ou de données biométriques pour instruire un projet locatif. L'Utilisateur doit s'abstenir d'en transmettre, sauf nécessité légale précise et information dédiée.

4. Origine des données et exactitude

Les données sont principalement collectées auprès de la personne concernée, lors de la navigation, de la création d'un compte, d'une demande, d'une commande ou de la transmission de justificatifs. Elles peuvent également être reçues d'un garant, d'un bailleur, d'un représentant légal ou d'un prestataire intervenant dans la transaction.

Toute personne qui transmet les données d'un tiers doit disposer d'un fondement valable et informer ce tiers. Les Utilisateurs s'engagent à transmettre des informations exactes, pertinentes, à jour et non falsifiées.

5. Finalités et bases légales

Chaque traitement repose sur une base légale déterminée :

• Répondre à une demande, créer un compte et fournir les fonctionnalités demandées — identité, coordonnées, compte, échanges, préférences : mesures précontractuelles et exécution du contrat.
• Accompagner un projet locatif et instruire un dossier — identité, situation, justificatifs, garant, logement : mesures précontractuelles ou exécution du contrat, selon le Service.
• Publier une annonce et mettre en relation les personnes concernées — identité et coordonnées des parties, données du logement, échanges : exécution du contrat ou intérêt légitime à fournir la mise en relation demandée.
• Gérer une commande, un abonnement, la facturation et le paiement — commande, facturation, transaction : exécution du contrat et obligations légales.
• Vérifier la cohérence, prévenir la fraude, sécuriser les comptes et protéger la Plateforme — données de compte, journaux, éléments de vérification : intérêt légitime de sécurité et, lorsque requis, obligation légale.
• Calculer et utiliser le Score FMR — informations nécessaires et justificatifs pertinents : mesures précontractuelles ou exécution du contrat, avec les garanties décrites à l'article 6.
• Répondre aux réclamations, exercer ou défendre des droits — échanges, dossier, pièces utiles : intérêt légitime et respect des obligations légales.
• Respecter les obligations comptables, fiscales, judiciaires et réglementaires — factures, paiements, contrats, correspondances : obligation légale.
• Envoyer des communications commerciales — coordonnées et préférences : consentement ou intérêt légitime lorsque la loi l'autorise, avec opposition simple.
• Mesurer l'audience et déposer des traceurs non nécessaires — données de navigation : consentement lorsqu'il est requis.

Les données obligatoires sont signalées au moment de la collecte. Si elles ne sont pas fournies, FMR peut ne pas pouvoir créer le compte, instruire le dossier, publier l'annonce, exécuter le Service ou respecter une obligation légale. Aucune donnée n'est réutilisée pour une finalité incompatible sans information préalable et base légale appropriée.

6. Score FMR, profilage et intervention humaine

Le Score FMR est un indicateur d'aide à l'instruction. Il peut analyser la complétude et la cohérence d'un dossier, les éléments financiers nécessaires au regard d'une offre, la situation déclarée et les justificatifs utiles. Il ne constitue pas une décision d'attribution, une garantie de logement ou une appréciation générale de la personne.

FMR n'utilise pas de catégories particulières de données pour ce Score et ne fonde pas son appréciation sur l'origine, la nationalité, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état de santé, le handicap ou tout autre critère discriminatoire. Le Score ne produit pas, à lui seul, une décision juridique ou un effet significatif défavorable. Une décision de ne pas donner suite à une demande fait l'objet d'une appréciation humaine et peut prendre en compte des éléments non automatisés.

La logique générale consiste à vérifier la cohérence, la suffisance et l'actualité des informations nécessaires au Service ; les conséquences possibles sont une demande de complément, une orientation vers une offre ou l'absence de proposition. La personne concernée peut demander une intervention humaine, exprimer son point de vue et contester le résultat à service.client@findmyroom.fr. FMR réexamine alors le dossier et corrige les données inexactes lorsque cela est justifié.

7. Conservation

FMR conserve les données pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités poursuivies :

• données d'un compte et échanges de service : pendant la relation, puis jusqu'à trois ans après le dernier contact actif, sauf demande légitime contraire ou obligation de conservation ;
• dossiers et pièces d'instruction sans contrat conclu : pendant le temps nécessaire à l'instruction, puis jusqu'à trois ans après le dernier contact, avec suppression ou anonymisation des pièces non nécessaires ;
• contrats, commandes, factures et données comptables : pendant les durées légales applicables, pouvant atteindre dix ans pour les pièces comptables ;
• éléments nécessaires à la preuve et à la défense des droits : pendant la durée de prescription applicable ou de la procédure ;
• données de prospection : jusqu'au retrait du consentement ou, lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime, trois ans à compter du dernier contact, sauf opposition antérieure ;
• journaux de sécurité : pendant une durée limitée à la sécurité et à la détection des incidents, puis suppression ou anonymisation ;
• cookies et traceurs : selon les durées indiquées dans la politique de cookies et les choix de la personne.

Les délais peuvent être prolongés lorsque la loi l'impose ou lorsqu'une donnée est strictement nécessaire à l'exercice ou à la défense d'un droit. À l'expiration de la durée utile, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées avec accès restreint.

8. Destinataires

Les données sont accessibles aux personnes habilitées de FMR, dans la limite de leurs fonctions, ainsi qu'aux destinataires nécessaires au Service :

• au Bailleur ou à l'Étudiant concerné, uniquement pour les informations nécessaires à la mise en relation ou à la conclusion et à l'exécution d'un contrat ;
• aux garants ou représentants légaux, lorsque leur intervention est nécessaire ;
• aux prestataires techniques agissant selon les instructions de FMR : hébergement et déploiement, gestion de compte et de relation client, support, communication, automatisation et paiement, selon les solutions effectivement activées ;
• aux conseils, auditeurs, assureurs ou autorités habilitées lorsque cela est nécessaire et licite ;
• au médiateur, uniquement lorsqu'une procédure de médiation est engagée et dans la mesure utile à son traitement.

FMR ne vend pas les données personnelles. Les prestataires sont sélectionnés avec des garanties appropriées et encadrés par un contrat lorsque la réglementation l'exige. Un prestataire ne peut réutiliser les données pour ses propres finalités que s'il agit en qualité de responsable distinct et en informe la personne concernée.

9. Transferts hors de l'Union européenne

Le site est déployé avec Vercel Inc., société établie aux États-Unis, tandis que les données peuvent être configurées sur des infrastructures situées dans l'Union européenne. Selon les services activés et leurs sous-traitants, certaines opérations peuvent néanmoins impliquer un accès ou un transfert hors de l'Union européenne.

Lorsqu'un transfert est nécessaire, FMR le fonde sur une décision d'adéquation ou sur des garanties appropriées prévues par le RGPD, notamment des clauses contractuelles types, et met en place les mesures complémentaires nécessaires. La personne concernée peut demander des informations sur le mécanisme de transfert et, lorsque la loi le permet, une copie des garanties pertinentes en écrivant à service.client@findmyroom.fr.

10. Droits des personnes

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par le RGPD, chaque personne dispose des droits suivants :

• accès à ses données et aux informations sur leur traitement ;
• rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• effacement lorsque les conditions sont réunies ;
• limitation du traitement ;
• opposition, notamment à la prospection et aux traitements fondés sur l'intérêt légitime ;
• portabilité des données fournies lorsque le traitement est automatisé et fondé sur le consentement ou le contrat ;
• retrait du consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• intervention humaine, expression d'un point de vue et contestation du résultat dans les cas de décision automatisée concernés.

La demande doit être adressée à service.client@findmyroom.fr ou par courrier à FINDMYROOM, 30 avenue de la Libération, 72000 Le Mans. FMR peut demander un justificatif d'identité lorsqu'un doute raisonnable existe, en ne conservant que la vérification nécessaire. Une réponse est apportée dans le délai légal.

Toute personne peut introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr.

11. Sécurité et violation de données

FMR met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques : contrôle des habilitations, accès limité, authentification, sauvegardes, chiffrement lorsque pertinent, journalisation, gestion des incidents et sensibilisation des personnes autorisées. Aucun dispositif ne garantit un risque nul.

En cas de violation de données présentant un risque pour les droits et libertés, FMR applique les obligations de notification à l'autorité de contrôle et d'information des personnes lorsqu'elles sont requises.

12. Cookies et traceurs

Les cookies strictement nécessaires peuvent être utilisés pour fournir un service demandé, sécuriser le compte et mémoriser un choix. Les autres cookies et traceurs sont régis par la Politique de cookies FindMyRoom et ne sont déposés qu'après consentement lorsqu'il est requis. Le consentement peut être retiré aussi facilement qu'il a été donné.

13. Mineurs

Les services payants et la transmission de justificatifs sont destinés à des personnes capables de contracter. Lorsqu'un mineur est concerné par un projet d'installation, son représentant légal intervient pour les actes qui l'exigent. FMR ne cherche pas à collecter volontairement des données auprès d'enfants pour des finalités étrangères au Service.

14. Mise à jour

FMR peut modifier la présente politique pour refléter une évolution légale, technique ou opérationnelle. La date de mise à jour est modifiée et toute évolution substantielle est portée à la connaissance des personnes concernées par un moyen approprié. Une nouvelle finalité incompatible fait l'objet d'une information préalable et, si nécessaire, d'un nouveau consentement.